EventPass – Events. Einfach. Gemacht.

Bild: EventPass – Events. Einfach. Gemacht.

Events erzeugen Emotionen – ihre Organisation hingegen oft Komplexität. Unterschiedliche Zielgruppen, verstreute Informationen, Papier, manuelle Abläufe und kurzfristige Änderungen führen schnell zu Mehraufwand und Unsicherheit. Mit EventPass wurde eine digitale Lösung entwickelt, die genau hier ansetzt: Sie bündelt alle relevanten Informationen und Funktionen in einer einzigen App – einfach, übersichtlich und zuverlässig.

Beim Jungtambouren- und Jungpfeiferfest 2025 in Lenzburg (EJTPF) treffen Teilnehmende, Trainer:innen, Helfer:innen und Organisationskomitees aufeinander. Alle benötigen unterschiedliche Informationen – oft zur gleichen Zeit. Klassische Lösungen wie Papierprogramme, physische Essensbons oder separate Kommunikationskanäle sind fehleranfällig und schwer aktuell zu halten.

Die Herausforderung war klar: Wie lassen sich Information, Zutritt, Verpflegung und Zeitplanung zentral und digital abbilden – ohne die Nutzer:innen zu überfordern?

Die Entstehung des EventPasses
Im Rahmen des EJTPF wurde eine Applikation realisiert, mit dem Ziel, Zutritt, Verpflegung und Zeitplanung und damit auch die klassische Festkarte vollständig zu digitalisieren. Entstanden ist der EventPass: eine modulare Event-App, die organisatorische Prozesse vereinfacht und das Erlebnis für alle Beteiligten verbessert.

Der Praxiseinsatz zeigte rasch, wie gross der Nutzen ist:

• über 1’100 registrierte Nutzer:innen
• mehr als 7’500 distribuierte, digitale Bons
• über 5’200 eingelöste Bons innerhalb weniger Tage

Neben den Zahlen war vor allem das qualitative Feedback des Organisationskomitees erfreulich: Die App wurde als intuitiv, hilfreich und zuverlässig wahrgenommen – sowohl von Teilnehmenden als auch vom Organisationskomitee. Das Feedback von OK-Vize-Präsident Benjamin Rüfenacht fiel entsprechend lobend aus: «Herzlichen Dank für euren super Support und die entwickelte APP. Ihr habt fantastische Arbeit geleistet und das Feedback war sehr gut. So gut, dass Gewisse bereits nachgefragt haben, wie die APP auch für weitere Feste genutzt werden kann.»

Ihr habt fantastische Arbeit geleistet …

Was kann der EventPass
EventPass ist als mobile App für iOS und Android verfügbar und begleitet Nutzer:innen vor, während und nach dem Event. Teilnehmende erhalten zentral Zugriff auf Zeitpläne, Informationen, Tickets und digitale Bons. Helfer:innen nutzen die Kassenfunktion zur einfachen Abwicklung von Verpflegung, Einsätzen und Zutrittskontrollen. Organisationskomitees verwalten Inhalte zentral und können Anpassungen in Echtzeit vornehmen.

1. Einfache Registrierung, klare Prozesse
Die Registrierung ist bewusst schlank gehalten:

• Daten werden zentral durch das OK vorbereitet.
• QR-Codes werde generiert und versendet.
• Teilnehmende laden die App herunter. Erstellen ein Login. Scannen QR-Code – fertig.

So lassen sich auch grosse Gruppen effizient onboarden, ohne Supportaufwand.

2. Persönliche Startseite
Nach der Anmeldung sehen Nutzer:innen auf einen Blick ihre relevanten Programmpunkte:

• persönlicher Zeitplan
• verfügbare digitale Bons für die Verpflegung
• ÖV Ticket

Begleitende Gruppenleiter:innen können bei Bedarf Zeitpläne und Bons der ihnen anvertrauten Kinder gebündelt in der App verwalten und behalten so alle Einsätze jederzeit im Blick. Die digitale Bonlösung sorgt dafür, dass auch die Verpflegung einfach und zuverlässig geregelt ist.

3. Intelligenter Zeitplan
Der Zeitplan kann:

• nach Personen oder Zeiten gefiltert werden.
• alle anstehenden Programmpunkte mit Ort, Uhrzeit und Detailansicht anzeigen.
• bei Änderungen in Echtzeit aktualisiert werden durch die Administrator-Funktion.

In der Detailansicht lassen sich die Veranstaltungsorte zusätzlich auf einer Karte anzeigen und direkt für die Navigation öffnen.

4. Digitale Bons statt Papier
Essens- und Getränkebons werden digital verteilt und verwaltet:

• Die Bons werden übersichtlich nach verfügbar, eingelöst oder abgelaufen kategorisiert.
• Bons enthalten einen QR-Code.
• Die einfache Kassenfunktion für Helfer:innen ermöglicht das effiziente abscannen der Bons.

Das reduziert Druckkosten, vereinfacht die Abrechnung und verhindert Missbrauch.

5. Integrierte Mobilität
Je nach Eventkonzept können ÖV-Tickets direkt in der App hinterlegt werden – für eine stressfreie An- und Abreise ohne zusätzliche Dokumente.

6. Mehrwert für das Organisationskomitee
Zusätzlich zur Nutzer-App steht ein webbasiertes Admin-Interface zur Verfügung, das die zentrale Verwaltung und sofortige Aktualisierung von Eventinhalten auf der App ermöglicht.
Das führt zu weniger Rückfragen und weniger Koordinationsaufwand. Gerade bei kurzfristigen Änderungen zeigt sich hier der grösste Nutzen.

Skalierbar gedacht
EventPass wurde von Beginn an modular konzipiert. Die App lässt sich:

• an unterschiedliche Eventgrössen anpassen.
• für verschiedene Zielgruppen konfigurieren.
• funktional erweitern, ohne an Einfachheit zu verlieren.

Welche Module eingesetzt werden, hängt vom jeweiligen Anlass ab – von kleinen Vereinsanlässen bis zu komplexen Mehrtages-Events.

Fazit
EventPass zeigt, wie digitale Lösungen Eventorganisation nachhaltig verbessern können. Weniger Papier, weniger Chaos, weniger Aufwand – dafür mehr Übersicht, mehr Flexibilität und ein besseres Erlebnis für alle Beteiligten. EventPass ist kein Gimmick. Es ist ein Werkzeug, das Events einfacher macht.